Перейти к содержанию

Управление данными

Что вы сделаете

Эта страница объясняет, как управлять собственными данными в ИИ Студии: файлами, разговорами, архивом, импортом, общими ссылками, памятью и опасными операциями удаления.

Главный принцип:

Архивирование, удаление разговора, удаление файла, удаление памяти и удаление учётной записи — разные действия.

Не используйте одно вместо другого.

1. Где находятся действия с данными

  1. Откройте пользовательское меню.
  2. Выберите «Настройки».
  3. Откройте вкладку «Данные и конфиденциальность» или раздел «Ваши данные».
  4. Просмотрите доступные действия.

В текущей русской локализации предусмотрены, в частности:

  • «Управление файлами»;
  • «Импортировать диалоги»;
  • «Общие чаты»;
  • «Архивировать все чаты»;
  • «Удалить все чаты»;
  • «Удалить аккаунт», если разрешено политикой.

Набор действий может отличаться для разных ролей.

2. Карта пользовательских данных

Полезно разделить данные на категории.

Категория Пример Где управляется
Диалоги обычный чат история / настройки
Архив старые чаты архивные чаты
Временные чаты временный разговор автоматически по сроку
Файлы PDF, DOCX, TXT управление файлами
Память предпочтения и факты память
Проекты группировка чатов проекты
Помощники ваши помощники каталог помощников
Общие ссылки опубликованные разговоры общие чаты
Импортированная история импорт ChatGPT/Claude обычная история после импорта

3. Управление файлами

Откройте:

Настройки → Ваши данные → Управление файлами.

Здесь пользователь может увидеть доступные ему загруженные материалы.

Перед удалением файла

Проверьте:

  • используется ли файл в активном разговоре;
  • подключён ли он к помощнику;
  • используется ли он для поиска по документам;
  • создана ли общая ссылка на разговор с этим файлом;
  • нужен ли он для рабочей задачи.

Почему это важно

Один и тот же файл может участвовать в нескольких пользовательских сценариях.

Удаление оригинального файла и удаление его индекса поиска — связанные, но не обязательно мгновенно одинаковые операции на уровне внутренних компонентов.

Пользователь должен ориентироваться на итоговое состояние интерфейса: файл больше не должен быть доступен для использования после завершения удаления.

4. Импорт разговоров

Пункт «Импортировать диалоги» используется для переноса поддерживаемой истории.

Пошагово:

  1. Подготовьте файл экспорта из поддерживаемой системы.
  2. Откройте Настройки → Ваши данные → Импортировать диалоги.
  3. Выберите файл.
  4. Дождитесь обработки.
  5. Откройте историю.
  6. Проверьте несколько импортированных разговоров.
  7. Проверьте даты, ветви и вложения, если они были в источнике.

Подробнее: Импорт и экспорт.

Импорт не означает синхронизацию

После импорта создаётся состояние внутри Студии.

Дальнейшие изменения исходной системы не обязаны автоматически появляться в Студии.

5. Экспорт разговоров

Экспорт обычно выполняется из конкретного разговора, а не из общего раздела данных.

В зависимости от текущего интерфейса могут быть доступны текстовые и структурированные форматы.

Используйте экспорт перед:

  • удалением важного разговора;
  • массовой очисткой истории;
  • переносом результатов в систему документации;
  • закрытием проекта;
  • передачей результата ответственному сотруднику.

Не считайте экспорт полным резервным копированием всей учётной записи.

6. Общие чаты

Пункт «Общие чаты» показывает разговоры, для которых вы создавали ссылки общего доступа.

Регулярно проверяйте этот список.

Рекомендуемый порядок

  1. Откройте список общих чатов.
  2. Найдите старые ссылки.
  3. Откройте исходный разговор.
  4. Проверьте, какие данные доступны получателю.
  5. Если доступ больше не нужен — отзовите ссылку.

Важно

Удаление сообщения из вашей текущей рабочей ветви не всегда следует воспринимать как достаточный способ отзыва уже опубликованного материала.

Для прекращения доступа используйте управление общей ссылкой.

Подробнее: Общий доступ.

7. Архивировать все чаты

Пункт «Архивировать все чаты» предназначен для очистки основной истории без уничтожения разговоров.

Когда использовать

  • после завершения квартала;
  • после большого проекта;
  • перед началом нового периода работы;
  • если боковая панель перегружена.

Что происходит

Активные разговоры перемещаются в архивный раздел.

Они не должны считаться удалёнными.

Как восстановить

  1. Откройте управление архивными чатами.
  2. Найдите нужный разговор.
  3. Выберите восстановление.
  4. Проверьте его в основной истории.

8. Удалить все чаты

Это одна из самых опасных пользовательских операций.

Она предназначена для массового удаления истории, а не для уборки интерфейса.

Перед удалением

Выполните контрольный список:

  • важные разговоры экспортированы;
  • принятые решения вынесены в документы;
  • нужные результаты сохранены;
  • проверены проекты;
  • проверены общие ссылки;
  • вы понимаете, что архивирование было бы недостаточно;
  • действие соответствует правилам организации.

Почему нельзя нажимать эту кнопку «для порядка»

История может содержать:

  • технические решения;
  • результаты анализа;
  • ссылки на источники;
  • рабочие черновики;
  • объяснения инцидентов;
  • подтверждение того, как было принято решение.

Если нужно только разгрузить боковую панель — используйте архив.

9. Удаление отдельного разговора

Для отдельного чата обычно лучше использовать контекстное меню разговора.

Перед удалением:

  1. проверьте название;
  2. откройте разговор;
  3. убедитесь, что это именно нужный объект;
  4. при необходимости экспортируйте;
  5. удалите;
  6. проверьте отсутствие в истории.

Подробнее: История и поиск.

10. Временные чаты

Временный чат не нужно вручную очищать из основной истории — он туда не попадает.

В текущем профиле документации:

срок хранения = 720 часов = 30 суток

После окончания срока временный разговор должен быть удалён автоматически.

Что временный чат не делает

Он не гарантирует, что:

  • внешний поисковый источник «забудет» запрос;
  • Yandex AI станет локальным;
  • внешний сервис не получит нужные для операции данные;
  • информация не окажется в журнале безопасности согласно политике организации.

Поэтому временный режим — это механизм управления историей Студии, а не универсальная анонимизация.

11. Память

Память хранится отдельно от обычной истории.

Поэтому:

Удаление всех чатов не следует считать гарантированным удалением всех записей памяти.

Если нужно удалить сохранённый факт:

  1. откройте управление памятью;
  2. найдите запись;
  3. удалите её;
  4. создайте новый разговор;
  5. проверьте результат.

Подробнее: Управление памятью.

12. Удаление файлов не равно удалению чата

Если вы удалили разговор, связанные пользовательские файлы могут иметь отдельный жизненный цикл.

Если требуется убрать файл, используйте «Управление файлами».

Если требуется убрать разговор — удалите разговор.

Если требуется убрать запись памяти — удалите память.

Не полагайтесь на одно действие как на универсальную очистку всего связанного состояния.

13. Проекты

Удаление проекта не обязательно означает удаление разговоров, которые в него входили.

В текущей модели проекта он является способом группировки.

Поэтому перед удалением проекта решите отдельно:

  • сохранить разговоры;
  • архивировать разговоры;
  • удалить конкретные разговоры.

Подробнее: Управление проектами.

14. Помощники

Если пользователь создал собственного помощника, его удаление — отдельная операция.

Удаление чатов не следует считать удалением помощника.

Перед удалением помощника проверьте:

  • кто имеет к нему доступ;
  • подключены ли файлы;
  • есть ли отдельная память;
  • существуют ли плановые задания;
  • нужен ли другой владелец.

15. Плановые задания

Перед массовым удалением истории проверьте, не используются ли плановые задания, создающие новые разговоры.

Иначе пользователь может очистить историю, а через час или на следующий день получить новый автоматический чат и решить, что удаление «не сработало».

Проверяйте расписания отдельно.

16. Пользовательские ключи

В базовой платформе могут существовать пользовательские ключи внешних поставщиков моделей.

В корпоративном профиле Студии их наличие зависит от конфигурации.

Если раздел доступен и вы использовали собственный ключ:

  • не храните его в чате;
  • удалите ненужный ключ;
  • при компрометации отзовите его у исходного поставщика;
  • не полагайтесь только на удаление значения из интерфейса Студии.

Отзыв важнее удаления копии

Если секрет утёк, правильное действие:

отозвать секрет у владельца системы
        ↓
создать новый
        ↓
обновить разрешённую конфигурацию

А не просто удалить сообщение, где он был опубликован.

17. Кэш браузера

Некоторые данные интерфейса могут храниться локально в браузере.

Очистка локального кэша:

  • не равна удалению учётной записи;
  • не равна удалению серверных чатов;
  • не равна удалению файлов на сервере.

Используйте её только для соответствующей задачи.

18. Удаление учётной записи

Если пункт «Удалить аккаунт» доступен, это не просто «очистить мои данные».

В корпоративной среде сначала нужно определить:

  • кому передать рабочие ресурсы;
  • нужно ли сохранить историю по внутренним правилам;
  • нужно ли сохранить журнальные события;
  • есть ли помощники, которыми пользуются другие сотрудники;
  • есть ли опубликованные материалы.

Поэтому самостоятельное удаление корпоративной учётной записи может быть ограничено.

19. Что происходит с резервными копиями

Удаление пользовательского объекта из рабочей системы не означает, что он мгновенно исчезает из всех ранее созданных резервных копий.

Политика резервного хранения определяется организацией.

По вопросам:

  • срока хранения резервных копий;
  • восстановления;
  • юридически значимого удаления;
  • сроков уничтожения архивов

обращайтесь к администратору и владельцу политики хранения данных.

Не обещайте пользователю «полное физическое удаление отовсюду» без подтверждённой процедуры.

20. Экспорт перед увольнением или сменой роли

В корпоративной среде пользователь не должен самостоятельно экспортировать весь объём рабочих данных «на всякий случай».

Перед передачей:

  • определите владельца информации;
  • согласуйте место хранения;
  • экспортируйте только нужные материалы;
  • не переносите внутренние документы на личное устройство без разрешения.

21. Полная ревизия своих данных

Полезно периодически проходить такой список.

Диалоги

  • какие активны;
  • какие можно архивировать;
  • какие действительно нужно удалить.

Файлы

  • какие устарели;
  • какие дублируются;
  • какие содержат чувствительные сведения.

Общие ссылки

  • какие ещё нужны;
  • какие нужно отозвать.

Память

  • какие записи актуальны;
  • какие устарели;
  • нет ли секретов.

Помощники

  • какие используются;
  • кому они доступны;
  • актуальны ли знания.

Плановые задания

  • какие выполняются;
  • нужны ли они дальше.

22. Рекомендуемый порядок очистки старого проекта

Не начинайте с кнопки «Удалить всё».

Используйте последовательность:

1. проверить результаты проекта
2. сохранить принятые решения
3. отозвать лишние общие ссылки
4. отключить плановые задания
5. архивировать рабочие чаты
6. удалить ненужные файлы
7. проверить память
8. удалить только то, что действительно не нужно

23. Если импорт завершился, но чаты не видны

Проверьте:

  1. нет ли их в архиве;
  2. работает ли поиск по истории;
  3. не создался ли импорт под другой учётной записью;
  4. завершилась ли обработка файла без ошибки;
  5. поддерживается ли формат исходного экспорта.

24. Если общий чат не удаляется

Разделите две операции:

  • удалить сам разговор;
  • удалить ссылку общего доступа.

Если цель — прекратить доступ получателей, сначала отзовите ссылку.

25. Если после удаления чата он находится поиском

Возможны:

  • задержка обновления поискового индекса;
  • открытая старая вкладка;
  • другой разговор с похожим текстом.

Обновите страницу и повторите поиск.

Если объект продолжает открываться после нормального интервала обновления, сообщите администратору его название и время удаления.

26. Если файл удалён, но помощник всё ещё цитирует сведения

Проверьте:

  • нет ли второй копии файла;
  • не сохранён ли факт в памяти;
  • не остался ли текст в истории текущего разговора;
  • не использует ли помощник другую базу знаний;
  • не открыт ли старый разговор, в контексте которого сведения уже присутствуют.

Создайте новый чистый разговор для контрольной проверки.

27. Безопасность массовых действий

Перед необратимым действием проверяйте точный текст подтверждения.

Если окно говорит:

удалить все чаты

не воспринимайте это как:

очистить экран

При сомнении отмените действие и обратитесь к документации.

Как проверить результат

После операции с данными:

  1. обновите страницу;
  2. откройте соответствующий список;
  3. выполните поиск удалённого/архивированного объекта;
  4. проверьте связанные ресурсы;
  5. при важном удалении создайте новый разговор и убедитесь, что данные больше не используются ожидаемым механизмом.

Что дальше